1. はじめに
特定技能制度が導入されて以来、多くの特定技能外国人が日本で活躍しています。この制度を円滑に運用するためには、特定技能の定期報告が欠かせません。本記事では、特定技能外国人を受け入れる特定技能所属機関が知っておくべき定期報告の重要性と、その具体的な方法について詳しく解説します。
特定技能制度の概要
特定技能制度は、日本の特定産業分野における人手不足を解消し、経済を活性化させることを目的として導入されました。この制度では、技能レベルに応じて特定技能1号と特定技能2号の在留資格が設けられています。
定期報告の重要性
特定技能の定期報告は、特定技能外国人の適切な就労環境を確保し、制度の適正な運用を図るために不可欠です。定期的な報告を通じて、受入れ企業と特定技能外国人の状況を把握し、必要な支援や指導を行うことができます。さらに、提出書類の種類や期限を守ることが重要であり、適切な手続きを怠ると罰則の可能性もあります。
2. 特定技能制度とは
特定技能制度の目的と特徴
特定技能制度は、深刻化する人手不足に対応するため、一定の専門性・技能を有する外国人材の受入れを拡大することを目的としています。この制度の主な特徴は以下の通りです。
特定産業分野での就労が可能
技能レベルに応じた在留資格の設定
適切な待遇の確保
特定技能外国人と技能外国人の違い
特定技能外国人と技能外国人は、それぞれ異なる在留資格を持ちます：
特定技能外国人：特定技能1号または2号の在留資格を持つ外国人
技能外国人：技能実習生として来日し、技能実習の在留資格を持つ外国人
対象となる特定産業分野
特定技能制度は、以下の14の特定産業分野で外国人材の受入れを認めています。
介護
ビルクリーニング
素形材産業
産業機械製造業
電気・電子情報関連産業
建設
造船・舶用工業
自動車整備
航空
宿泊
農業
漁業
飲食料品製造業
外食業
3. 定期報告の概要
定期報告の目的
特定技能の定期報告は、特定技能外国人の受入れ状況や就労状況を把握し、適切な管理と支援を行うことを目的としています。この報告を通じて、制度の適正な運用と特定技能外国人の権利保護を図ります。
報告義務者（特定技能所属機関）
定期報告の義務は、特定技能外国人を受け入れている受け入れ企業（特定技能所属機関）にあります。特定技能所属機関は、特定技能外国人の受入れ状況や活動状況、報酬の支払状況などを正確に報告する必要があります。
4. 定期報告に必要な書類
特定技能の定期報告には、特定技能外国人の受入れ状況や支援状況を示す様々な書類が必要です。特に、支援実施状況や受入れ・活動状況を明記した「に 係る 届出 書」が含まれます。登録支援機関を利用するか、自社で支援計画を実施するかによって、必要書類が異なります。
登録支援機関を利用する場合の必要書類
受け入れ・活動状況に係る届出書（参考様式第3-6号）
特定技能外国人の受け入れ状況や、彼らが行っている活動内容に関する詳細を報告するための書類です。この届出書は、特定技能外国人が適切な条件で働いているか、または研修や教育活動に従事しているかを確認するために提出します。
特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号 別紙）
この書類は、特定技能外国人の受け入れ状況や、彼らに支払われた報酬の詳細を記載するために使用します。外国人労働者が適正な賃金を受け取っているかを確認するための重要な書類です。
賃金台帳の写し（特定技能外国人のもの）
特定技能外国人に対して支払われた賃金の詳細を記載した賃金台帳の写しを提出します。この書類は、外国人労働者に対する賃金が適正であるかを確認するために使用されます。
賃金台帳の写し（比較対象の日本人のもの）
特定技能外国人と同じ業務に従事している日本人労働者の賃金台帳のコピーを提出します。これは、日本人労働者と同等の賃金が支払われているかどうかを確認するために使用されます。
報酬支払証明書（参考様式第5-7号）
特定技能外国人に対する報酬の支払いを証明するための書類です。外国人労働者が適切な報酬を受け取っているかどうかを確認するために提出が求められます。
自社で支援計画を実施する場合の追加書類
支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-7号）
この書類は、自社で支援計画を実施している際の状況を報告するためのものです。特定技能外国人に対する支援が計画通りに実施されているかどうかを確認するために提出します。支援計画の実施状況を定期的に報告することが求められます。
1号特定技能外国人支援対象者名簿（参考様式第3-7号 別紙）
この書類は、支援の対象となる1号特定技能外国人の名簿を記載するものです。名簿には、支援対象者全員の詳細情報が含まれます。支援対象者の特定、支援計画の効果を評価するために使用されます。
これらの書類を正確に作成し、期限内に提出することが重要です。各書類の詳細や記入方法については、出入国在留管理庁のウェブサイトで確認することができます。
5. 定期報告の提出方法
定期報告の提出方法には、オンライン、郵送、窓口提出の3つの選択肢があります。それぞれの方法について詳しく説明します。
提出先（管轄の地方出入国在留管理局または支局）
定期報告の提出先は、特定技能所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局です。具体的な提出先は、出入国在留管理庁のウェブサイトの該当ページで確認することができます。
オンライン提出方法（出入国在留管理庁電子届出システム）
オンラインでの提出は、出入国在留管理庁電子届出システムを利用して行います。このシステムを利用するためには、事前に利用者情報登録届出書を提出する必要があります。
オンライン提出の手順
出入国在留管理庁電子届出システムにアクセス
利用者情報登録届出書を提出（初回のみ）
システムにログイン
必要事項を入力し、書類をアップロード
提出内容を確認し、送信
郵送または窓口提出の手順
郵送や窓口での提出を希望する場合は、以下の手順で行います。
必要書類を準備
書類の内容を確認
郵送の場合：管轄の地方出入国在留管理局または支局に送付
窓口提出の場合：管轄の地方出入国在留管理局または支局に直接持参
どの提出方法を選択しても、期限内に確実に提出することが重要です。
6. 定期報告の提出期限
四半期ごとの提出期限
特定技能の定期報告は、四半期ごとに行う必要があります。具体的な提出期限は以下の通りです。
第1四半期（1月〜3月）の報告：4月14日まで
第2四半期（4月〜6月）の報告：7月14日まで
第3四半期（7月〜9月）の報告：10月14日まで
第4四半期（10月〜12月）の報告：翌年1月14日まで
各四半期の報告は、次の四半期の初日から14日以内に提出しなければなりません。
提出期限を過ぎた場合の対処方法（理由書の添付）
提出期限を過ぎてしまった場合は、速やかに以下の対応を行ってください。
遅延理由書を作成
遅延理由書を定期報告書類に添付
速やかに提出手続きを行う
提出の遅れや未提出は、罰則の対象となるため、届出対象期間中から準備を進め、期限内に速やかに提出することが重要です。万が一遅延が生じた場合は、遅延理由書を提出し、遅延の原因と再発防止策を明確に記載してください。遅延が繰り返されると、特定技能所属機関としての適格性に影響を与える可能性があるため、十分な注意が必要です。
7. 定期報告作成のポイントとトラブル対策
正確な情報記載の重要性
定期報告書類には、特定技能外国人の受入れ状況や活動状況、報酬の支払状況などを正確に記載することが求められます。正確な情報記載は、以下の点で重要です。
制度の適正な運用の確保
正確な情報は、特定技能制度が適切に運用されているかを確認するための基礎となります。不正確な情報が記載されると、制度の運用に支障をきたし、他の外国人労働者や企業にも悪影響を及ぼす可能性があります。また、正確な情報に基づいて、法務省や関連機関が適切な判断を下せるようになります。
特定技能外国人の権利保護
報告書に正確な情報を記載することは、特定技能外国人の権利を守るためにも不可欠です。報酬の支払状況や労働条件が正確に記載されることで、外国人労働者が適切な待遇を受けているかが確認されます。不正確な情報は、労働者の権利侵害につながるリスクがあり、企業の信頼性を損なう可能性もあります。
法令遵守の証明
企業が法令を遵守していることを証明するためには、提出する書類に正確な情報を記載することが求められます。特に、特定技能外国人の受入れや報酬の支払いに関する情報は、労働基準法や入管法などの法律に基づいて正しく報告される必要があります。これにより、法令遵守が明確になり、企業のコンプライアンスが担保されます。
将来的な在留資格更新時の参考資料
正確な情報は、特定技能外国人が将来的に在留資格を更新する際の重要な参考資料となります。過去の報告書に記載された情報が正確であれば、在留資格の更新手続きが円滑に進む可能性が高まります。一方で、不正確な情報があると、更新手続きに時間がかかるだけでなく、場合によっては在留資格の更新が認められないことも考えられます。
一般的なミスと注意点
定期報告作成時によく見られるミスと、その注意点を以下に示します。
記入漏れ：すべての項目を確実に記入する
数字の誤記：特に報酬額や就労時間は慎重にチェック
添付書類の不足：必要な書類をすべて揃えているか確認
提出期限の勘違い：カレンダーに提出期限を記入し、余裕を持って準備する
変更事項の未報告：特定技能外国人の状況変更があった場合は速やかに報告する
トラブルの予防策と対処方法
定期報告に関するトラブルを予防し、適切に対処するためのポイントを紹介します。
社内チェック体制の構築：複数人での確認を行い、ミスを防ぐ
スケジュール管理の徹底：提出期限を事前にカレンダーに登録し、リマインダーを設定
最新情報の把握：出入国在留管理庁のウェブサイトで最新の情報や様式を確認
記録の適切な管理：過去の報告内容や添付書類のコピーを保管
専門家への相談：不明点がある場合は、登録支援機関や行政書士に相談
トラブルが発生した場合は、速やかに管轄の地方出入国在留管理局に相談し、適切な対応を行うことが重要です。
9. まとめ
特定技能の定期報告は、特定技能制度を適正に運用するための重要な手続きです。本記事で解説した以下のポイントを押さえ、確実に定期報告を行いましょう。
特定技能制度の理解と定期報告の重要性の認識
必要書類の準備と正確な記入
提出方法と提出期限の厳守
登録支援機関の適切な選択と活用
トラブル予防と適切な対処
よくある質問（FAQ）
Q1: 特定技能の定期報告とは？
A1: 特定技能所属機関が、受け入れている特定技能外国人の状況を四半期ごとに報告する制度です。受入れ状況、活動状況、報酬の支払状況などを報告します。
Q2: 特定技能外国人の報告義務は？
A2: 報告義務は特定技能所属機関（受入れ企業）にあります。特定技能外国人自身には報告義務はありませんが、所属機関の報告に必要な情報提供に協力する必要があります。
Q3: 特定技能の定期届出はいつからですか？
A3: 特定技能外国人を受け入れた時点から、四半期ごとに定期届出が必要となります。最初の届出は、受入れ開始日が含まれる四半期の翌四半期から行います。
Q4: 特定技能ビザの定期面談は義務ですか？
A4: 定期面談自体は法的な義務ではありませんが、支援計画に基づく定期的な面談が推奨されています。面談を通じて特定技能外国人の状況を把握し、適切な支援を行うことが重要です。面談内容は定期報告に含める必要があります。
