はじめに
近年、日本における外国人労働者の雇用が増加傾向にあります。これに伴い、企業における外国人雇用に関する手続きの重要性が高まっています。本記事では、特に重要な「外国人雇用状況届出書」について詳細に解説いたします。届出書の提出方法や注意点を理解することで、適切な外国人雇用管理が可能となります。
外国人雇用状況届出とは
外国人雇用状況届出は、外国人労働者の雇用の安定と改善、そして再就職支援を目的とした制度です。この制度は、雇用対策法第28条に基づいており、外国人を雇用するすべての事業主に義務付けられています。ただし、特別永住者や外交・公用の在留資格を持つ方は届出の対象外となります。
外国人雇用状況届出の重要性
外国人雇用状況届出は、外国人労働者の雇用管理を適正に行うために、事業主に義務付けられた重要な手続きです。この届出は、外国人労働者の雇用状況を国が把握し、雇用環境の改善や再就職支援を行うための基礎データとなります。
この届出が重要な理由は以下の通りです。
法的義務: 外国人雇用状況届出は、労働施策総合推進法第28条に基づく義務であり、全ての事業主が遵守しなければなりません。特に、日本国籍を持たない外国人で、在留資格が「外交」「公用」「特別永住者」以外の方を雇用する場合には必ず届け出る必要があります。
罰則規定: 届出を怠ったり、虚偽の報告を行った場合には、30万円以下の罰金が科される可能性があります。これは、事業主が外国人労働者の雇用状況を正確に把握し、適切に管理することを促すための措置です。
不法就労防止: この制度は、不法就労を防ぐためにも重要です。事業主が外国人労働者の在留資格や雇用条件を確認し、適切な手続きを行うことで、不法就労助長罪に問われるリスクを軽減できます。特に、在留資格が不適切な場合や資格外活動許可がない場合には、厳しい罰則が適用されることがあります。
雇用環境の改善: 国はこの届出を通じて、外国人労働者の雇用状況を把握し、必要な支援や政策を講じることができます。これにより、外国人労働者が安心して働ける環境づくりが進められます。
このように、外国人雇用状況届出は単なる手続きではなく、日本社会における外国人労働者の地位向上や不法就労防止に寄与する重要な制度です。事業主はこの義務を理解し、適切に対応することが求められます。
届出の対象となる外国人
外国人雇用状況届出の対象となる外国人は、日本国内で雇用されるすべての外国人労働者です。
就労可能な在留資格を持つ外国人（例：技能実習、特定技能、留学など）
雇用形態（正社員、アルバイトなど）に関わらずすべての外国人労働者
ただし、以下の条件に該当する外国人は届出の対象外となります。
在留資格「外交」：外交官やその家族など、外交活動を行うために日本に滞在する外国人。
在留資格「公用」：日本国政府が承認した外国政府や国際機関の公務に従事するために滞在する外国人。
これらの条件に該当しない場合、正社員やアルバイトなど、雇用形態に関係なくすべての外国人労働者が届出の対象となります。具体的には、外国人正社員、アルバイト、派遣社員などが含まれます。雇用保険の被保険者かどうかによって提出する書類が異なり、雇用保険に加入している場合は「雇用保険被保険者資格取得届」を提出することで、外国人雇用状況の届出も兼ねることになります25。
2024年の最新情報
2024年には、外国人雇用状況届出に関するいくつかの重要な変更がありました。外国人を雇用する事業主は、外国人雇用状況届出書をハローワークに提出する義務があります。雇用時および離職時の届出期限は以下の通りです。
外国人雇用状況届出書：雇入れ日の翌月末日まで
雇用保険被保険者資格取得届：雇入れ日の翌月10日まで
雇用保険被保険者資格喪失届：離職日の翌日から10日以内
また、在留資格の名称変更や追加が行われる予定で、特定技能1号や2号に関する届出を行う際には、新しい在留資格名に基づいて申請する必要があります。
外国人労働者数と事業所数も増加しており、2024年には外国人を雇用する事業所数が318,775所に達し、外国人労働者数も2,048,675人に達しています。
事業主は、これらの条件を理解し、適切な手続きを行うことが求められます。
外国人雇用状況届出書の提出方法
届出書の提出方法には主に2つの方法があります。
1.ハローワークへの窓口提出
外国人が勤務する事業所を管轄するハローワークに直接提出する方法です。必要書類を準備の上、窓口にて提出してください。
2.オンライン提出（外国人雇用状況届出システム）
厚生労働省が提供する「外国人雇用状況届出システム」を利用したオンライン提出も可能です。システムの利用にはIDとパスワードが必要となりますが、24時間提出可能という利点があります。
オンライン提出のメリットとしては、入力ミスの低減、提出状況の確認の容易さ、ペーパーレス化などが挙げられます。
提出期限
提出期限は以下の通りです。
一般的な場合：外国人の雇入れ・離職の翌月末日まで
雇用保険被保険者の場合：雇入れ日の翌月10日まで
期限内の提出を徹底し、法令遵守に努めることが重要です。
外国人雇用状況届出書の記載方法
1. 雇用保険被保険者の場合
雇用保険被保険者の場合、特に17～23欄の記入に注意が必要です。これらの欄には在留資格や在留期間など、外国人特有の情報を記入します。また、2020年3月からは在留カード番号の記載も必須となりました。
2.雇用保険被保険者でない場合
雇用保険被保険者でない場合は、様式第3号を使用します。2020年3月に様式が変更されているため、最新の様式を使用するよう注意が必要です。
届出時の注意点
届出時には以下の点に注意が必要です。
個人情報の適切な取り扱い
在留カードのコピーは届出には不要だが、他の手続きのために保管しておくことを推奨
デジタルツールを活用した効率的な書類管理の検討
外国人雇用状況届出を怠った場合の罰則
外国人雇用状況届出を怠った場合の罰則について説明します。日本の法律では、外国人労働者を雇用する際に、雇用対策法に基づき、外国人雇用状況の届出を行うことが義務付けられています。この届出を怠ったり、虚偽の内容で届け出た場合には、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
具体的な罰則の適用ケースとしては、以下のような状況があります。
届出の不提出: 雇用した外国人について、所定の期限内に届出を行わなかった場合。
虚偽報告: 届出内容に誤りがあったり、意図的に事実と異なる情報を提供した場合。
また、外国人が離職した際にも届出が必要であり、この手続きを怠ることも罰則の対象となります。罰則は事業主に対して科されるため、企業はこの義務をしっかりと理解し、遵守することが求められます。
この届出は、外国人労働者の雇用状況を把握し、雇用管理の改善や再就職支援を目的としており、2007年から全ての事業主に義務付けられています。届出対象となる外国人は、日本国籍を持たない者で、「外交」「公用」「特別永住者」以外の在留資格を持つ者です。正社員やアルバイトなど、雇用形態に関係なく届出が必要です。
このように、外国人雇用状況届出には厳格なルールと罰則が設けられており、事業主は法令を遵守することで罰金や法的な問題を避けることができます。
外国人雇用のメリットとハローワーク活用の推奨
外国人雇用には多くのメリットがあり、特に日本の労働市場において重要な役割を果たしています。以下に、外国人労働者を雇用することによる主な利点と、ハローワークを活用する際の推奨事項を詳しく説明します。
外国人雇用のメリット
人手不足の解消 日本は少子高齢化が進んでおり、労働力人口が減少しています。このため、多くの業界で人手不足が深刻化しており、外国人労働者を受け入れることで、必要な人材を確保することが可能になります。特に、介護や農業、飲食業などでは、外国人労働者の採用が効果的です。
多様な文化や視点の導入 外国人労働者は異なるバックグラウンドを持っており、その多様性は企業に新しいアイデアやイノベーションをもたらす可能性があります。異なる文化や価値観を持つ従業員がいることで、社内の活性化や新しいビジネスチャンスの創出につながることが期待されます。
訪日外国人への多言語対応 訪日外国人観光客が増加する中で、多言語を話せる従業員を雇うことで、顧客サービスの向上が図れます。これにより、観光業やサービス業での競争力が強化されるでしょう。
助成金の利用 外国人労働者を雇用する企業は、さまざまな助成金制度を利用できる場合があります。これにより、人材採用にかかるコストを軽減し、経済的な負担を減らすことができます。
企業のグローバル化への対応 海外市場への進出を考える企業にとって、現地の文化や商習慣に精通した外国人従業員は貴重な資源です。彼らの知識や経験は、新しい市場での成功に寄与する可能性があります。
ハローワーク活用の推奨
地域密着型の採用 ハローワークは地域に特化した求人情報を提供しているため、地域に住む外国人求職者にアプローチしやすいです。これにより、地域社会との結びつきを強化し、地元の人材確保にも貢献できます。
専門的な支援 ハローワークには「外国人雇用サービスセンター」や「留学生コーナー」など、外国人材向けの専門的な支援機関があります。これらの施設では、外国人労働者の就職支援や企業向けの相談サービスが提供されており、採用活動をスムーズに進めることができます。
手続きの簡素化 ハローワークでの求人登録は手間がかかる場合もありますが、一度登録すれば以降はスムーズに求人情報を更新できます。また、ハローワークインターネットサービスを利用すれば、事前に仮登録も可能です。
法令遵守のサポート 外国人労働者を雇う際には法令遵守が重要ですが、ハローワークではそのためのアドバイスも受けられます。これにより、不法就労などのリスクを軽減し、安全な雇用環境を整えることができます。
総じて、外国人雇用は企業にとって多くのメリットがあります。特にハローワークを活用することで、コスト削減や地域密着型の採用活動が可能になり、多様な人材を確保する手段として非常に有効です。企業はこれらの利点を最大限に活かしながら、人材採用戦略を構築していくべきです。
まとめ
外国人雇用状況届出書の提出は、法令遵守の観点からも、外国人労働者の雇用安定への貢献の観点からも非常に重要です。本記事で解説した内容を参考に、適切な届出手続きを行うことをお勧めいたします。
不明点がある場合は、ハローワークや専門家への相談を躊躇なく行ってください。外国人雇用は今後さらに重要性を増す分野であり、正確な知識に基づいた雇用管理が求められます。
よくある質問（FAQ）
Q: 外国人雇用状況の届出は義務ですか？
A: はい、雇用対策法に基づき、全ての事業主に義務付けられています。
Q: 外国人雇用状況届出書は誰が出すのですか？
A: 外国人を雇用する事業主が提出します。通常、人事部門や総務部門が担当いたします。
Q: 外国人雇用状況の届出はいつから義務化されましたか？
A: 2007年10月1日から義務化されました。それ以前は任意の届出でしたが、現在は法定の義務となっています。
Q: 外国人を雇う場合、どのような手続きが必要ですか？
A: 在留資格の確認、雇用契約の締結、外国人雇用状況の届出が主な手続きです。また、雇用保険や社会保険の手続きも必要に応じて行う必要があります。
Q: 雇用保険に入れない外国人は？
A: 短期滞在者や週の所定労働時間が20時間未満の者などが該当します。ただし、雇用保険に加入できない場合でも、外国人雇用状況の届出は必要です。
Q: 外国人でも失業給付は受給可能ですか？
A: 雇用保険に加入していれば、一定の条件を満たすことで受給可能です。在留資格が就労可能なものであることや、離職の理由などの条件があります。
Q: 外国人の雇い入れの相談はどこでできますか？
A: ハローワークの外国人雇用サービスセンターで専門的な相談が可能です。外国人雇用に関する知識を有するスタッフが対応いたします。
Q: 外国人雇用状況届出書とは何ですか？
A: 外国人雇用状況届出書とは、企業が外国人を雇用した際、または退職した際に、その状況をハローワーク（公共職業安定所）に届け出る義務がある書類です。労働者の在留資格や雇用形態を適切に管理するためのもので、外国人労働者の雇用状況を把握する目的で行われています。
Q: 外国人雇用状況届出書はいつ提出する必要がありますか？
A: 外国人を新たに雇用した場合や、雇用している外国人が退職した場合、または労働条件が変更された場合は、変更日から「2週間以内」に提出する必要があります。届出のタイミングを守らない場合、企業には罰則や行政指導が科されることもあります。
Q: 外国人雇用状況届出書の提出方法は？オンラインでも提出できますか？
A: 提出方法は、最寄りのハローワークに直接書類を持参する方法、または郵送での提出が一般的です。また、ハローワークの「電子申請・届出システム」を利用してオンラインで提出することも可能です。電子申請を利用すると、企業側の手続き負担を軽減できます。
Q: 外国人雇用状況届出書の提出に必要な書類は何ですか？
A: 提出には、以下の情報が含まれた書類が必要です。①外国人労働者の在留カードのコピー、②雇用契約書、③企業情報（事業所名、所在地など）。また、在留資格や就労資格の確認を行った上で、該当する職種や雇用形態を正しく記載する必要があります。
Q: 届出書の記入方法や記載内容について教えてください。
A: 届出書には、労働者の氏名、生年月日、在留カード番号、在留資格（例：技術・人文知識・国際業務）、雇用形態（正社員、アルバイトなど）、就労時間などを正確に記入します。また、契約内容や就業場所、雇用主の情報も記載する必要があります。記載内容に不備や誤りがあると、手続きが受理されないことがあるため注意が必要です。
Q: 外国人雇用状況届出書を提出しなかった場合のペナルティはありますか？
A: 届出義務を怠った場合、企業は行政指導や罰金を科される可能性があります。また、雇用状況が把握できていないと、外国人労働者の在留資格更新や就労資格認定において不利益を被ることがあります。企業にとっては、法令遵守の観点からも必ず届出を行うことが重要です。
Q: 外国人労働者を雇用する際、企業が注意すべきポイントは何ですか？
A: まず、労働者の在留資格を確認し、就労可能な資格であることを確認することが最も重要です。在留資格によっては就労活動が制限されている場合もあるため、雇用契約を結ぶ前に資格内容を確認する必要があります。また、雇用開始後も在留資格の期限を管理し、適切な更新手続きを行うよう指導することも大切です。
Q: 外国人労働者を雇用する際に必要な在留資格は何ですか？
A: 在留資格は労働者が行う職務内容に応じて異なります。「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」「技能実習」「留学（アルバイトのみ可）」など、業務内容に応じた資格を確認し、適切な在留資格を持っていることを確認してから雇用することが求められます。
Q: 届出書を提出した後に、ハローワークから問い合わせや確認が来ることはありますか？
A: 届出書に不備がある場合や、内容確認が必要と判断された場合、ハローワークから企業に対して問い合わせや追加書類の提出依頼が来ることがあります。その際は、速やかに対応し、必要な情報を提供することが求められます。
Q: 一度届出を行った後、届出書の内容を変更する必要が生じた場合はどうすればよいですか？
A: 届出後に情報（雇用形態や在留資格）が変更された場合は、再度届出を行う必要があります。変更内容を記載した届出書を改めて提出し、企業と労働者双方が最新の雇用情報を管理できるようにすることが重要です。
Q: 外国人雇用状況届出書を提出する際、労働者本人の同意は必要ですか？
A: 基本的に、労働者本人の同意は必要ではありません。ただし、在留カードやパスポートなどの個人情報を取り扱うため、事前に労働者へ説明を行い、情報の管理に注意を払うことが求められます。
